Procedury zamówień WNS
Planowanie
Sekcja Informatyczna zajmuje się planowaniem zamówień publicznych na Wydziale Nauk Społecznych, przed dokonaniem zamówienia należy zgłosić ilość i kategorie sprzętu do planu zamówień publicznych na dany rok.
Zamówienia odbywają się 4 razy w roku tz. zamówienia należy zgłaszać do 10 dnia miesiąca w którym odbywa się zamówienie, zamówienia po tym terminie są przenoszone na kolejny.
Procedura Wstępna
Przed zamówienie sprawdź czy posiadasz:
- Kopia umowy grantu.
- Kopia kosztorysu grantu.
- Numer grantu.
- Numer Umowy grantu.
- Pieczątkę kierownika grantu.
Dokumenty Wymagane
W zależności od specyfiki zamówienia wymagane dokumenty do jego realizacji:
- Zamówienie Załącznik nr 1 lub załącznik nr 1a
- Wniosek o wszczęcie postępowania Załącznik nr 2
- Umowę dostawy/usługi (umowa musi być zatwierdzona przez biuro radców prawnych !)
- Kopię kosztorysu
- Kopię umowy
- Potwierdzenie numeru grantu i dostępnych środków
Zamówienie
Komplet dokumentów wymaganych podpisany przez Kierownika projektu i Dziekana WNS dostarczamy do sekcji informatycznej celem przygotowania opisu technicznego.
Zamówienie
- Zamówienia o wartości poniżej 5 000 zł udzielane są poprzez wybór najkorzystniejszej oferty dostępnej na rynku.
- Zamówienia o wartości od 5 000 zł do 50 000 zł udzielane są poprzez wybór najkorzystniejszej oferty otrzymanej wskutek zapytania ofertowego.
- Zamówienia o wartości przekraczającej 50 000 zł do 30 000 euro udzielane są poprzez wybór najkorzystniejszej oferty otrzymanej wskutek zapytania ofertowego.
- Zamówienia o wartości przekraczającej 30 000 euro są realizowane zgodnie z UPZP.
Zapytanie cenowe (wycena)
Sekcja informatyczna występuje z zapytaniem cenowym w celu wyceny sprzętu i zbadania średnich cen rynkowych jak i dostępności.
Zapytanie Ofertowe < 30 000 euro
Sekcja Informatyczna wysyła zapytanie ofertowe do min. 2 firm zgodnie jeśli kwota zamówienia w planie zamówień publicznych nie przekracza wyrażonych w złotych równowartości 30 tys. Euro.
Zlecenie realizacji
Po wyborze najkorzystniejszej oferty załącznik nr 3 której dokonuje sekcja informacyjna a zatwierdza dziekan WNS, następuje zlecenie zamówienia załącznik nr 4.
Rozliczenie zlecenia
Po dostarczeniu sprzętu w terminie do 14 dni grantobiorca otrzyma informację o sprzęcie gotowym do odbioru. Sprzęt zostanie wydany dopiero po prawidłowym rozliczeniu faktury przez grantobiorce.
Potwierdzeniem dostarczenia sprzętu do si.wns jest protokół załącznik nr 5.
Faktura
Fakturę należy odpowiednio opisać inaczej nie zostanie rozliczona i nie zostanie wydany sprzęt.
Elementy które muszą znaleźć się na fakturze:
- Opis kosztorysowy
- Numer umowy grantu
- Numer grantu
- Informacja o trybie zamówienia
- Podpis i pieczątka kierownika projektu
- Podpis dziekana i pełnomocnika wns
